Planung einer Geschäftsreise: Worauf Unternehmen achten sollten


Für viele Arbeitnehmer gehören Dienstreisen zum Berufsalltag. Trotzdem sollte eine jede Geschäftsreise gut vorbereitet sein, damit dabei nichts schiefgehen kann. Dabei ist es egal, ob Sie Ihre Dienstreise selbst planen oder die Organisation einer Assistenzkraft überlassen, denn es gibt etliche Dinge, an die Sie denken müssen. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, wie Sie bei der Planung einer Dienstreise vorgehen und welche Aspekte dabei von besonders hoher Bedeutung sind.

Eine geeignete Checkliste erstellen

Bevor Sie mit der eigentlichen Planung beginnen, sollten Sie erst einmal eine Checkliste erstellen. Sie hilft Ihnen dabei zu überprüfen, ob alle wichtigen Aufgaben im Vorfeld erledigt wurden:

• - Wurden alle erforderlichen Reservierungen vorgenommen – und auch bestätigt?
• - Sind die Bahnfahrkarten vorhanden?
• - Verfügt der Reisende über die Flugbuchungen?
• - Hat das Hotel die Reservierung bestätigt?

Strukturieren Sie die Checkliste für Ihre Geschäftsreise so, dass Sie auf den ersten Blick erkennen, welche Punkte wichtig sind, was schon erledigt wurde und wo noch Handlungsbedarf besteht. Haken Sie die Aufgaben, die Sie schon über die Bühne gebracht haben, daher immer direkt ab.

Das richtige Verkehrsmittel für die Reise auswählen

Grundsätzlich hat jedes Verkehrsmittel für Geschäftsreisen eigene Vor- und Nachteile. Die Anreise per Auto wird oft am anstrengendsten empfunden, schließlich erfordert das Autofahren eine hohe Konzentration. In Bus, Bahn und Flugzeug hingegen können die Dienstreisenden die Zeit nutzen, um sich auf die Geschäftsreise vorzubereiten und gegebenenfalls noch einmal alle wichtigen Unterlagen zu studieren. Unabhängig davon, wofür Sie sich entscheiden, sollten Sie den Mietwagen, die Zugfahrt oder den Flug frühzeitig buchen, um Probleme bei der Dienstreise zu vermeiden.

 

Auf die richtige Unterkunft kommt es an

Im Sinne des Employer Brandings sollte die gewählte Unterkunft zum Unternehmen passen. Das bedeutet zum Beispiel, dass das Hotel oder die Pension über ein entsprechendes Restaurant verfügen sollte, wo sich etwaige Geschäftsessen abwickeln lassen. Außerdem sollte ein Unternehmen, das im Tagesgeschäft sehr viel Wert auf Nachhaltigkeit legt, auch eine nachhaltige Unterkunft buchen. Wichtig ist, bei der Auswahl der Unterkunft die individuellen Wünsche der Reisenden zu berücksichtigen.

Passende Tagungsräume sollten in der Nähe sein

Entweder Sie entscheiden sich direkt für ein Hotel, das über entsprechende Tagungsräume verfügt, oder Sie stellen vor der Buchung sicher, dass sich in der Nähe geeignete Tagungsräume befinden, die gut erreichbar sind. Geeignete Räume für Tagungen, Konferenzen, Seminare, Weiterbildungen und Meetings bietet zum Beispiel die Top-Tagung.de. Dort können Sie Räume in den beliebtesten Großstädten Deutschlands wie München, Darmstadt und Dortmund auch direkt bequem vor Antritt der Geschäftsreise buchen.

Alle wichtigen Dokumente dabei haben

Vor der Reise sollten Sie alle wichtigen Reisedokumente ausdrucken und diese in einer Fächermappe oder einem Umschlag zusammenstellen. Dann müssen Sie nicht lange suchen, wenn Sie Fahrkarten, Hotelreservierungen oder Flugtickets benötigen. Zudem ist es wichtig, dass Sie alle notwendigen Geschäftspapiere bei sich haben. Diese sollten im Idealfall griffbereit sein, damit Sie sich während der Reise noch einmal auf die anstehenden Termine vorbereiten können.

23. Januar 2019 17:34